Dari Buku Accounting Information System, oleh Marshall J. Romney dan Paul John Steinbart Hal. 48 no. 2.5.
TUGAS I…
Beberapa orang berpendapat bahwa akuntan seharusnya memusatkan perhatian
hanya pada laporan keuangan dan memberikan urusan desain serta
persiapan laporan manajerial pada spesialis system informasi. Apa
sajakah kelebihan dan kelemahan pendapat ini?? Sejauh manakah akuntan
seharusnya terlibat dalam pembuatan laporan yang melibatkan berbagai hal
di luar ukuran keuangan, yang dipergunakan untuk mengukur kinerja??
Mengapa demikian ??
Jawab :
Kelebihan serta kekurangan pendapat akuntan seharusnya memusatkan
perhatian hanya pada laporan keuangan dan memberikan urusan desain serta
persiapan laporan manajerial pada spesialis system informasi adalah
Kelebihannya yaitu dimana akuntan tersebut dapat mengerjakan tugasnya
secara optimal, efektif dan hemat waktu. Diberikan sesuai job desk yang
di berikan. Jadi tidak terjadi apa yang di sebut multi-skill.
Kelemahannya yaitu, apabila seorang akuntan tersebut memiliki keahlian
lain di luar bidangnya, mungkin saja akuntan tersebut dapat menggunakan
waktu luangnya dengan mengerjakan hal lain yang dia mampu kerjakan
diluar tugas dia yang seharusnya.
Sejauh yang ia mampu, dan itupun tidak menyepelekan tugas yang ia
kerjakan seharusnya, karena apabila ia merangkap pekerjaannya dengan
pekerjaan yang seharusnya dikerjakan orang lain, ia takkan bisa
menghemat waktu, maka dalam setiap perusahaan diharuskan merekrut
karyawan yang memang ahli dalam bidang- bidang yang mereka kuasai. Agar
mereka bertanggung jawab atas pekerjaan yang mereka lakuakan, karena di
situlah kinerja seorang karyawan dinilai.
Menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak-pihak yang
menyelenggarakan maupun pihak-pihak diluar perusahaan. Kegunaan ini
berhubungan dengan proses pengambilan keputusan dan pertanggung jawaban.
5 Fungsi utama Sistem Informasi Akuntansi :
a. Mengumpulkan dan menyimpan data dari semua aktivitas dan transaksi perusahan.
b. Memproses data menjadi informasi yang berguna pihak manajemen.
c. Memanajemen data-data yang ada dalam kelompok-kelompok yang sudah di tetapkan oleh perusahan.
d. .Mengendalikan control data yang cukup sehingga asset dari suatu organisasi atau perusahan terjaga.
e. Penghasil informasi yang menyediakan informasi yang cukup bagi pihak
manajemen untuk melakukan perencanaan, mengeksekusi perencanan dan
mengontrol aktivitas .
TUGAS II …
Pembagian tugas secara efektif kadang-kadang tidak layak secara ekonomis
pada bisnis kecil. Elemen-elemen pengendalian internal apa yang menurut
anda dapat mengimbangi ancaman tersebut ?? ..
Jawab :
1. Kinerja
2. Terpadu
3. Berkesinambungan
Kinerja, Kinerja tidak hanya berkaitan dengan masalah ukur-mengukur
belaka, namun juga mencerminkan rasa tanggung jawab atas pelaksanaan
kegiatan yang dijalankan Akuntabilitas atas amanah yang dibebankan
merupakan fungsi-fungsi masing-masing, dan individu dibelakang fungsi
tersebut dia juga memiliki tanggung jawab untuk menjalankan fungsi atau
tugasnya dengan baik.
Terpadu yakni bermakna usaha untuk mencapai keselarasan diantara semua bagian dalam organisasi sehingga tercipta suatu sinergi.
Berkesinambungan, yakni bermakna bahwa terdapat tujuan yang ingin digapai oleh organisasi
TUGAS III
Secara teoritis, suatu prosedur pengendalian perlu digunakan jika
keuntungannya melebihi biayanya. Jelaskan cara memperkirakan keuntungan
dan biaya dari pengendalian berikut ini :
a. Pemisahan tugas
b. Prosedur perlindungan data
Jawab :
Pemisahan tugas yang efektif dicapai ketika fungsi-fungsi berikut dipisahkan :
a. Otorisasi – menyetujui transaksi dan keputusan.
b. Pencatatan – mempersiapkan dokumen sumber, memelihara catatan jurnal,
buku besar dan file lainnya; mempersiapkan rekonsiliasi, serta
mempersiapkan laporan kinerja.
Pemisahan tugas sangat penting untuk pengendalian internal yang efektif
karena mengurangi risiko kesalahan dan tindakan tidak pantas. Ini
membantu melawan penipuan oleh mengecilkan kolusi. Secara umum,
fungsi-fungsi berikut harus dipisahkan antara karyawan:
• Approval ( Persetujuan )
• Accounting/reconciling ( Akuntansi / rekonsiliasi )
• Asset custody ( Aset tahanan )
Sebuah supervisory review rinci kegiatan terkait diperlukan sebagai
kegiatan kontrol kompensasi jika fungsi-fungsi ini tidak dapat
dipisahkan dalam departemen yang lebih kecil.
Contoh pemisahan tugas:
• Orang yang permintaan resmi pembelian barang atau jasa tidak boleh orang yang menyetujui pembelian.
• Orang yang menyetujui pembelian barang atau jasa tidak boleh menjadi orang yang mendamaikan laporan keuangan bulanan.
• Orang yang menyetujui pembelian barang atau jasa tidak harus bisa mendapatkan hak asuh atas cek.
• Orang yang memelihara dan rekonsiliasi antara catatan akuntansi seharusnya tidak dapat memperoleh hak asuh atas cek.
• Orang yang membuka surat dan menyiapkan daftar cek yang diterima tidak boleh orang yang membuat deposit.
• Orang yang membuka surat dan menyiapkan daftar cek yang diterima tidak boleh orang yang mempertahankan catatan piutang.
b. Prosedur Perlindungan data
prosedur perlindungan data, keuntungannya yaitu mempermudah dalam
pencarian data, dimana setiap tugas atau data sudah ada pada tempatnya
masing-masing dan lagi – lagi dapat menghemat waktu dan efektif dalam
mengerjakan tugas – tugas yang diberikan.
Ketika seorang berpikir tentang Prosedur Perlindungan Data, seperti
persediaan dan perlengkapan. Akan tetapi, dimasa sekarang ini, salah
satu data / asset terpenting perusahaan adalah informasi.
Oleh karena itu, harus diambil langkah-langkah untuk menjaga baik data berupa informasi maupun fisik.
Prosedur-prosedur menjaga data / asset pencurian, penggunaan tanpa otorisasi dan vandalisme :
• Mensupervisi dan memisahkan tugas secara efektif.
• Memelihara catatan data, termasuk informasi secara akurat
• Membatasi data secara fisik (mesin kas, lemari besi, kotak uang, dan
akses terbatas ke safe deposit box kas, sekuritas, dan asset dalam
bentuk surat-surat berharga).
• Melindungi catatan dan dokumen (area penyimpanan tahan api, kabinet
file yang terkunci, dan alokasi pendukung diluar kantor) merupakan cara
yang efektif untuk melindungi catatan dan dokumen.
• Mengendalikan lingkungan (perlengkapan komputer yang sensitive harus
diletakkan dalam ruangan yang memiliki alat pendingin dan perlindungan
dari api yang memadai).
• Pembatasan data ke ruang komputer, file komputer dan informasi.
2. Hal 53, No. 2.8. Mengenai “Shauna Washington”
- Deskripsikan beberapa informasi yang dapat disediakan oleh SIA yang
didesain dengan baik untuk perusahaan ini, dan jika SIA tersebut
disediakan tepat waktu, akan dapat menghindari beberapa masalah diatas.
Jawab
A. LATAR BELAKANG MASALAH > Shauna Washington yang mencoba
peruntungan pada bidang penjualan perlengkapan seni dan kursus yang
dimilikinya dan melakukan sekolah privat. Seiring berjalannya waktu,
usaha yang digeluti Shauna berjalan lancar bahkan meningkat 3 kali lipat
pada periode 5 tahun pertama. Akan tetapi, Shauna terpaksa menjual
usahanya tsb. akibat tidak bisa dijalankan lagi di rumahnya. Di bawah
kepemilikan baru, perusahaan tsb. meminjam uang dalam jumlah besar untuk
membangun sebuah gudang. Biaya persediaan dan operasional yang
digunakan untuk gedung tersebut lebih tinggi dari perkiraan. Tagihan
bulanan atas peminjamannya terus memberatkan perusahaannya. Kemudian
masalah tersebut menimbulkan masalah, yaitu arus kas yang sangat berat.
Apabila perusahaan tidak melakukan tindakan dengan cepat maka perusahaan
akan dengan sangat terpaksa harus mengumumkan kebangkrutannya.
B. PERUMUSAN MASALAH > Seperti yang telah diuraikan pada latar
belakang masalah, maka permasalahan kasus ini adalah “Bagaimana cara
Sistem Informasi Akutansi mengatasi masalah diatas?”
C. TUJUAN PENELITIAN > Seperti yang telah dikatakan pada rumusan
masalah, tujuan ini adalah untuk memecahkan masalah yang timbul akibat
ketidak seimbangan antara penjualan dan laba.
Solusinya / Informasi SIA yang dibutuhkan :
a. Perusahaan dapat mulai dari memangkas / penghematan biaya
penjualan sebagai contoh biaya promosi, biaya entertain yang dikarenakan
laba tidak naik tadi.
b. Mereschedule penjadwalan pembayaran utang kembali dengan waktu yang lebih longgar